Gestión eficiente del tiempo: ¿Cuáles son sus beneficios y cómo lograrla?

En este contexto, donde el ritmo acelerado es lo común, detenerse a pensar en cómo lograr una buena gestión del tiempo puede sonar paradójico. Sin embargo, el ejercicio de tomar consciencia del tiempo del que disponemos, no solo permite lograr mejores resultados a nivel profesional, sino también contar con más momentos de descanso, ocio y actividades de interés personal.

Repasar los beneficios de una buena administración del tiempo puede resultar motivante. Veamos:

• Reduce la ansiedad y el estrés

Sentir que no se cuenta con suficiente tiempo para realizar una tarea, o que se salta de una a otra, puede conducir a la ansiedad, el estrés y en muchos casos, el agotamiento. Por el contrario, la planificación otorga control y permite una mejor organización de las responsabilidades. 

• Optimiza la toma de decisiones

La celeridad con la que deben tomarse las decisiones en el ámbito laboral suele resultar estresante. En cambio, una buena gestión del tiempo habilita momentos de mayor tranquilidad para tareas de este tipo que requieren más concentración, análisis y reflexión.

• Minimiza la procrastinación

Si bien se procrastina por miedo a afrontar ciertas situaciones, o bien por pereza, esto no siempre se hace de manera consciente. Por tal motivo, identificar los malos hábitos y entender sus razones es clave para abordarlos. Resuelto este punto, se podrán priorizar aquellas situaciones que requieran más concentración y dedicación.

• Mejora el balance entre la vida personal y laboral

Planificar y dedicar tiempo a aquello realmente importante en el ámbito laboral, también repercute positivamente en lo personal, ya que permite más momentos de ocio y disfrute.

• Aumenta la productividad

Jerarquizar tareas, y aprender a delegar, posibilita una dedicación consciente a aquellos puntos estratégicos que finalmente permiten mayor productividad.

Está a la vista que las ventajas son significativas. Ahora bien, ¿qué pasos seguir para lograr una óptima gestión del tiempo? A continuación presentamos algunas estrategias orientadas a tal fin:

• Definir objetivos

Los objetivos que se esperan alcanzar deben ser la guía. Lo recomendable es definir y enfocarse en pocos objetivos e ir resolviéndolos uno a uno. Una vez concretados, plantear nuevas metas.

• Establecer prioridades

Es clave identificar qué tareas son realmente importantes y priorizarlas. Este punto, además de facilitar la concentración en lo relevante, permite liberarse de la gran carga mental que genera la dispersión, y aumenta la creatividad y productividad.

• Planificar las actividades diarias y su duración 

Saber exactamente qué hacer cada día, puede aumentar la fluidez y motivación. Para esto, una buena práctica es dedicar los últimos minutos de cada jornada para planificar las tareas del día siguiente. Además, el uso de herramientas digitales de gestión permite determinar tiempos disponibles para cada actividad y su posterior control.

• Automatizar procesos

El tiempo ocupado en reuniones, seguimiento de proyectos, uso de e-mail, trabajos de escritorio, papeleo y archivo, etc., puede reducirse considerablemente gracias al uso de herramientas digitales de gestión que automatizan estos procesos.

• Reservar tiempo personal

Incluir en agenda actividades de interés personal y disfrute, por fuera de lo laboral, es fundamental para lograr un equilibrio entre la vida profesional y personal.

Para poder aplicar las estrategias mencionadas es preciso contar, previamente, con una visión panorámica de todos los proyectos y tareas. En este sentido, Workdeck ofrece una plataforma digital que posibilita una visualización 360° que integra todas las áreas y actividades de la organización. 

La integración que provee Workdeck permite: automatizar procesos manuales, coordinar el trabajo desde cualquier lugar, analizar información en tiempo real, detectar tempranamente riesgos y anomalías y facilitar la toma de decisiones.

En definitiva, un software de gestión de proyectos es una manera sumamente acertada de administrar el trabajo y las prioridades, en todos los niveles, en pos de ganar tiempo para los objetivos verdaderamente importantes tanto profesionales como personales. Porque no olvidemos que… el tiempo es uno de los bienes más preciados que tenemos.