Un TMS (transport management system) es un software de gestión de transporte que permite a las empresas automatizar sus procesos logísticos, para mejorar su eficiencia.

El hecho de utilizar un TMS nos ayuda a que el transporte no solo sea más eficiente, sino, en función del software, a que sea un transporte inteligente, que optimice rutas de forma predictiva, controle la paquetería, y nos proporcione métricas e indicadores clave. Además, estos sistemas contribuyen a que el transporte sea también más sostenible, ya que al optimizar las rutas se disminuye el consumo de combustible, y por lo tanto las emisiones de CO2.

Como en el resto de softwares para logística y transporte, lo primero que debemos pedirle a este tipo de sistemas es que sean flexibles, es decir, que sus funcionalidades se puedan adaptar a las necesidades específicas de nuestra empresa. Sin embargo, hay unas funcionalidades que suelen ser habituales:

• Información en tiempo real, ya sea en conjunto, de todas las rutas de transporte, o de un pedido específico. Es esencial que el TMS nos permita controlar el estado del transporte de las mercancías.
• Sincronización, es decir, poder coordinar el transporte con el almacén, con la empresa logística proveedora y con el destinatario de la mercancía, ya sea un cliente intermediario o el cliente final. La trazabilidad es esencial en logística.
• Optimización de las rutas de transporte, tanto a nivel global, como de forma específica para cada transportista, especialmente si hay incidencias en las rutas que se definieron inicialmente.

Los softwares de transporte y logística son esenciales para poder gestionar correctamente la complejidad de la cadena de suministro actual, y optimizar el transporte especialmente en la llamada «última milla», un punto crítico donde se concentran la mayoría de costes de la cadena de suministro, así como los errores. Así, las principales ventajas de utilizar un software de transporte y logística son:

• Se agiliza todo el proceso logístico, desde la recogida en almacén, las rutas de entrega, e incluso los procesos de logística inversa.
• Información precisa y en tiempo real de toda la cadena de suministro (trazabilidad).
• Mejor integración con los proveedores, clientes y cliente final.
• Reducción de los errores por procesos manuales o no automatizados.
• Reducción de costes.
• Mayor satisfacción del cliente.

Hoy en día cada empresa debe tener claras sus necesidades y requerimientos a la hora de escoger un software, ya que el mercado cuenta con infinidad de soluciones. Los principales criterios que debemos tener en cuenta son los siguientes:

• Elegir un software específico para empresas de transporte. Los softwares genéricos que después se adaptan por sector o empresa, acaban no respondiendo de la misma forma, por lo que es mejor escoger un proveedor que desarrolle software para nuestro sector.
• La integración es esencial, tanto con otros programas internos de facturación y contabilidad, como con programas de terceros y externos, como la red de almacenes.
• Debemos asegurarnos de que la empresa proveedora disponga de un buen equipo de soporte, que nos ayude tanto con la implementación como con formación y soporte ante cualquier incidencia, y que realice actualizaciones periódicas.
• Que el programa sea flexible y escalable, para responder tanto a nuestras necesidades actuales como las que tengamos a medio y largo plazo.

Las empresas de transporte se mueven en un sector cada vez más complejo, debido tanto al incremento de los pedidos online como de la sobresaturación de las rutas de transporte en sí, y el estrés que sufre la cadena de suministro a nivel global. Por ello, necesitan herramientas que les permitan optimizar sus procesos, sobre todo en relación a la rapidez y eficiencia de las rutas de transporte.

Con un programa para transportistas, las empresas consiguen optimizar sus rutas para que sean más rápidas, tanto en la planificación como en la búsqueda de alternativas ante incidencias, pueden automatizar tareas para ganar rapidez y minimizar errores, como la entrega por email de comprobantes de recepción de mercancías, y mejorar la comunicación entre las partes implicadas, con una mejor trazabilidad de la mercancía. Además, la optimización de las rutas también se traduce en una reducción del consumo de combustible.

Cada empresa tiene unos requerimientos diferentes, en función de su tamaño, del sector en el que opere (transporte urbano, transporte de mercancías refrigeradas, transporte internacional…). Sin embargo, hay unas consideraciones que suelen ser comunes a todas las empresas:

• Trazabilidad: Hoy en día ninguna empresa de transporte puede valorar un software que no le ofrezca una trazabilidad precisa y en tiempo real de las mercancías.
• El cálculo y la optimización de la ruta para el transporte, suele ser otra de las funcionalidades más demandadas.
• Notificaciones automáticas, para estar al corriente de la información que nos interese, sin necesidad de entrar a la aplicación a cada momento.
• Flexibilidad, es decir, que podamos adaptar las funcionalidades de la app a las necesidades específicas de nuestra empresa. Además de las tres primeras, cada empresa logística puede tener requerimientos diferentes, y la aplicación debe poder darles respuesta.

• Se gana en rapidez, especialmente en la planificación y optimización de las rutas de transporte.
• Se tiene una trazabilidad completa de la mercancía, sobre todo en la «última milla» y en la logística inversa, dos puntos críticos para las empresas de transporte.
• Se mejora la comunicación entre los diferentes integrantes de la cadena de suministro.
• Se reducción de errores, y por lo tanto los costes asociados a estos errores, a retrasos…
• Se incrementa la satisfacción del cliente final.

Un TMS o Transport Management System contribuye a mejorar la gestión del transporte de diferentes formas:

• Reduce los tiempos de entrega, optimizando las rutas de transporte.
• Reduce los costes de transporte: carburante, necesidad de menos flota…
• Centraliza la información para ganar eficiencia en la gestión diaria.
• Mejora la logística urbana, una de las más complejas y donde se pierde más tiempo.
• Se integra para controlar y optimizar la facturación, y sobre todo los costes extra asociados al servicio.

Hoy en día los programas de transporte pueden tener infinidad de funcionalidades. Sin embargo, hay unas comunes que deberíamos valorar a la hora de decidirnos por un TMS u otro, como por ejemplo:

• Capacidad de gestión de las expediciones.
• Integración con la agencia de transporte, el almacén y/o la empresa logística, además de integración con sistemas internos como la facturación.
• Trazabilidad: Seguimiento de envíos y acceso al comprobante de entrega.
• Escalabilidad: el programa debe tener la capacidad de adaptarse a corto, medio y largo plazo a nuestras necesidades específicas.