La fatturazione elettronica è una realtà consolidata del sistema fiscale italiano. Da alcuni è vista come un obbligo tedioso, da altri come un’opportunità. Chi ha ragione? Lo scopriremo in questa guida.
Parleremo dei vantaggi e degli eventuali svantaggi della fatturazione elettronica, forniremo informazioni sul suo funzionamento e sulla compilazione delle fatture. Infine, offriremo consigli per scegliere un software per la fatturazione elettronica adatto alle proprie esigenze.
Cos’è la fatturazione elettronica, i vantaggi per lo Stato e i contribuenti
La fatturazione elettronica è esattamente ciò che il nome suggerisce: la gestione delle fatture per via digitale. Si compone della compilazione delle fatture in versione digitale e conseguente firma elettronica, alla loro trasmissione per via telematica al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Una volta giunta in questo sistema, la fattura va incontro a una verifica formale e, se tale verifica dà esito positivo, viene inviata all’intestatario.
La fatturazione elettronica è stata pensata come strumento di lotta all’evasione fiscale. I passaggi di denaro sono in chiaro, sicché l’Agenzia delle Entrate può verificare direttamente la presenza di eventuali discrasie. Tuttavia, la fatturazione elettronica può rappresentare una risorsa anche per i contribuenti.
Infatti, consente di risparmiare tempo. In passato, era necessario compilare la fattura con un software di scrittura, stamparla, firmarla e consegnarla a chi di dovere. In caso di interazione esclusivamente telematica con l’intestatario, la fattura doveva essere scannerizzata, trasformata in pdf e inviata via email/pec. Oggi, grazie alla fatturazione elettronica, è possibile adempiere al proprio dovere in pochi clic, soprattutto se il software presenta un’interfaccia accessibile e offre un form di compilazione pratico.
Certo, alcuni potrebbero trovare una forzatura questo cambio di paradigma. Il riferimento è in particolare a coloro che sono poco avvezzi al digitale. Con un po’ di impegno, tuttavia, anche gli aficionados del cartaceo possono trarre vantaggio dalla fatturazione elettronica.
Come funziona la fatturazione elettronica
Il funzionamento della fatturazione elettronica è molto semplice. In parte, lo abbiamo descritto nel paragrafo precedente. Le fasi prevedono la compilazione, la firma digitale, la trasmissione. Tutto qui.
Per quanto concerne la compilazione, è necessario riempire un form. Questo richiede l’immissione di dati essenziali come la ragione sociale dell’intestatario della fattura, l’indirizzo, la partita iva e soprattutto lo SDI, ovvero il codice che identifica il soggetto all’interno del sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
La fatturazione elettronica è stata introdotta nel 2019. In prima battuta, era obbligatoria solo per chi aderiva al regime ordinario. Nel 2024, è stata estesa a tutti, quindi anche ai forfettari. Sono esclusi da tale obbligo i professionisti del sistema sanitario. La ragione risiede nell’esigenza di privacy dei pazienti. Emettere fatturazione elettronica equivarrebbe a immettere nel sistema dei dati sensibili.
Come scegliere il software per la fatturazione elettronica
Per gestire la fatturazione elettronica è necessario utilizzare uno specifico software. Il primo pensiero va a quello predisposto dall’Agenzia delle Entrate, che è del tutto gratuito. Non c’è di cui stupirsi: è del tutto logico che l’ente, imponendo un nuovo obbligo, metta a disposizione uno strumento per espletarlo senza costi aggiuntivi.
Tuttavia, utilizzare il software dell’Agenzia delle Entrate potrebbe non essere una buona idea. Infatti, propone solo le funzionalità base. Altri software, come Invoicex, offrono molto di più.
Per esempio, mettono a disposizione un’interfaccia accessibile, in cui anche i meno avvezzi al digitale possono trovarsi a proprio agio. Inoltre, vanta un sistema di alert che pone l’utente al riparo da errori formali, i quali possono tradursi in sanzioni molto salate.
Inoltre, Invoicex si propone come una sorta di hub per la contabilità. A mano a mano che le fatture vengono compilate e inviate, il software incamera dati, i quali possono essere visualizzati con facilità per tenere sotto controllo gli introiti. Un dettaglio non di poco, se si considerano le ripercussioni (positive) sulla programmazione economica.
Invoicex è presente con una versione gratuita, la quale è comunque dotata di tutte le funzionalità per una gestione comoda ed efficace della fatturazione elettronica. Inoltre, è compatibile con i principali sistemi operativi: Windows, Mac OS, Linux.
Insomma, Invoicex si configura come la scelta migliore per chi vuole assolvere ai suoi obblighi di fatturazione elettronica in maniera semplice e veloce, trasformando quella che potrebbe essere una ulteriore costrizione in una risorsa per il proprio business.