有時會覺得一整週又一整週的時間全都消失在一大堆必須要做的事情當中，家事、雜事、為另一天所做的準備作業，有可能會讓晚上和週末的時間就這樣消失不見。這些活動意味著我們覺得自己忙得要命。沒有人無所事事，但到了一天的尾聲，卻不太明白自己有了什麼進展。（本文節錄自《靜謐時光》一書，作者：蘿拉‧范德康，遠流出版，以下為摘文。）
生活中的所有管理工作與維護工作好像把時間給吃掉了。不過，這當中有個部分最是奇特，我們忙著做的事情很多其實不太花時間。
幾通電話、幾張表單、幾封回信，我們在腦海裡檢查這些工作而耗費的時間，比實際檢查工作的時間還要久，而想到這些工作的存在就不由得傷透腦筋，工作所影響的心理層面也因此向外擴張。
1.學著找出小工作
我請大家回頭思考過去24小時的情況。有哪些不緊急的小工作排進了每天的待辦清單？ 就算當時在做別的事，有哪些小工作是一想到就會立刻完成的？常見的答案有：幫小孩報名參加活動、寄包裹、付帳單、回覆邀請函、東西物歸原位、購買家用品、安排例行的約定、寄出對方要求的資訊等。
小工作的性質瑣碎，很難逐一列出，所以不用完整列出生活中所有的小工作，只要學著去辨識這些不太重要的事項，就能分批處理了。集中注意力一、兩天，就會開始懂得辨識了。
2.決定自己需要多少時間
我請大家自我評估，過去7天，在事業上、個人上的小工作，投入了多少時
間，大家的猜測主要落在一星期兩小時左右，通常是一到四小時的範圍內，但有一位參與者說的數字相當於清醒的每一分鐘。
在我看來，大部分的人每星期1到4小時，還算適當，處理複雜家務或在職場上獲得較少行政支援的人會比較接近4小時，生活比較簡單的人接近1小時。
這個時間範圍並非無關緊要，很多人肯定喜歡每星期多花1到4小時的時間閱讀或投入嗜好。有時會覺得好像是24小時全年無休的時間制，但實情不完全是如此。
這些工作給人的感覺往往會比實際更重大，因為要是不謹慎處理，我們就會一直有負擔。你的生活可以用來記得以下的事情：即將到來的旅行，你需要預約狗保姆；你開會的那週，共乘汽車要換別台。儘管每件事只要花30秒寫簡訊或電子郵件，但還是要記得。
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3.確認時間的安排，確認哪裡可能會卡住
我請大家思考一下，在上班日的什麼時候可以安排時間處理小工作（包括上班時間必須處理的個人工作）。我也詢問了處理家中事務的每週家事時段是什麼時候（也許每天會有一小段時間從事日常工作）。大家什麼時候可以處理？ 什麼可能會導致無法分批處理？
有些人擔心，就算設法在分批處理時間前一律忽略小事，小事都會把他們給找出來。有人預期會有這個問題，發誓要「在自己處理其他事情時，把手機設為勿擾，並關閉新電子郵件的『叮』提醒音。」還有人決定關閉全部通知，在一天的幾個時間點，在沒實際打開電子郵件與訊息的情況下瀏覽電子郵件與訊息，確認沒有緊急的事情。
有些人則是怕自己心裡會一直在煩那些小工作。某個人解釋道：「如果我可以擺脫多餘的念頭，我的大腦會運作得比較好。」提到這個難關的人，之所以會立刻做好這些小工作，是因為他們擔心自己會把小工作給忘了，或者擔心清晨3點還記得，或者擔心自己無法劃分工作，在工作做完以前都一直想著工作。
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4.開始把事情寫下來
我瀏覽效率時間調查問卷的答案時，體會到一點，很多人都擔心自己忘了做某些工作，或擔心自己一直想著未完成的工作，但實際上卻沒有擬定待辦工作清單，正如某個人所說，只有「腦海裡的清單」。有些人會列工作清單，但在私人生活上，卻失去了列工作清單的能力，結果一有工作冒出來，就發狂似地處理工作。
如果聽起來很像是你的情況，那就該培養新習慣了。人腦很不適合用來保存清單。工作出現在你眼前時，請把工作寫在你知道自己會看的地方，例如：手帳、行事曆，甚至是一封寄給自己的電子郵件（如果你會把電子郵件處理成可行的工作清單）。
友人麗莎．伍卓夫（Lisa Woodruff）是Organize 365 公司的老闆，她就教人保有「星期天的籃子」。將所有的小工作都丟進這個籃子裡，比如圖書館的書、同意書、寫給自己的小紙片，然後在星期天的分批處理時間，把籃子給清空並處理完畢。
把工作集中起來或列出來，就不會把工作給忘掉，而且一旦選定了分批處理時間，那麼在分批處理時間之前，應該就不會擔心那些工作了。你很清楚，等時間到了就會去處理，現在不是處理的時間
把事情給寫下來，待辦清單引起的焦慮感並不會因此一筆勾銷，但焦慮感確實大幅減輕了。在忙碌的生活中，只要稍微減輕焦慮感，就會帶來莫大的改變。
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5.把合適的工作安排在合適的時間
大家在上班日的開端都有著宏大的意圖和很長的待辦清單，大部分的事項都是小事，有幾件是大事。大家會很想先分批處理所有小事，這樣一來，理論上，之後腦袋會很清楚，可以專心處理大事。
不過，實務上，這種做法很少有用，因為大家會筋疲力盡。小事在早上10點左右做完了，你去開會，你反覆查看電子郵件並閱讀頭條，午餐時間到了，你的活力垮掉了，再也無法處理大事……
大部分的小事，最好是在非高峰期間，找出一個30分鐘到60分鐘的時段處理；當日最重要的工作，請運用一大早的活力。至於會議之間的幾分鐘空檔呢？ 用來減壓、思考下一個會議、跟同事聊天或閱讀，或許會比較好。
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6.找出有用的方法
把不緊急的事情全都推到星期五，也許很理想，但是實務上，別人會設法讓不緊急的事情變得緊急――突然換別的事情做，有時確實感覺不錯。
如果你打算進行多次分批處理，那麼選定的分批處理時間不用很長，甚至不用什麼都通通包，只要有10分鐘到60分鐘的時段，可以處理多件小工作，就算是合乎這條規則。
原本應該是專注的時間（或專屬的放鬆時間），卻不斷想東想西，才是問題所在。有了這樣的壞習慣，就做不了別的事情。
