【Copilot for Microsoft 365】面倒なメールはAIに下書き＆校正してもらおう

メールの下書きや推敲に「Copilot」が便利

　日々のやり取りは「Microsoft Teams」や「Slack」などのコミュニケーションツールを利用していても、確実にログを残したい連絡にはメールを使いますよね。以前よりフォーマルな使われ方をしている印象もあります。

　困ったことにメールで連絡しにくい内容ほど重要で、しかもタイミングを逃すと事態が悪化してしまうことがあります。トラブルに関するお詫びや今後の対応についての連絡などが代表的な例でしょう。

　早急に連絡する必要があるけど、適切なメールが書けないと悩む人もいますよね。Outlookの「Copilot」（Copilot in Outlook）を使ってみてください。新規メールの画面右上に［Copilot］ボタンがあるかどうかチェックしましょう。

新規メールの画面右上の［Copilot］ボタンをチェック

　なお、個人ユーザーがCopilot in Outlookを使う場合は、Microsoft 365 Personal/Familyの契約に加えて、Copilot Proの契約（月額3,200円）が必要になります。同様のやり取りは、無料で使えるWeb版のCopilotでも可能です。試しに使ってみてはいかがでしょうか。

内容のメモからメールの下書きを作成する

　さっそくお詫びのメールを書いてもらいます。［Copilot］ボタンから［Copilotを使って下書き］を選択して、Copilotのウィンドウを表示して内容のメモを指示します。メールに記載する内容をもれなく指定することがポイントです。

納品の遅れに対するお詫び
・原因：荷崩れ
・追加納品まで3日かかる
・担当が直接納品する
・追加分の請求はしない

新規メールの画面を表示しておく。［Copilot］－［Copilotを使って下書き］の順にクリックする

表示されたウィンドウにメールに記載する内容を指定して［生成］をクリックする

生成が始まる。十数秒で完了する

下書きが表示された。［保持する］をクリックする

Copilotで生成された下書きが挿入される

改行して整えた状態

　なお、生成後のメールのトーンを変更することもできます。［保持する］をクリックする前に［プロンプトを編集］の部分をクリックして、文章のトーンを指定できます。

［Copilotを使って下書き］から文章を生成した状態。［プロンプトを編集］をクリックして、文章のトーンを変更できる

修正した下書きをコーチングしてもらう

　先ほど整えた文章が適切かどうかをCopilotに推敲してもらいます。［Copilotによるコーチング］を選択するだけです。

［Copilot］－［Copilotよるコーチング］の順にクリックする

メールが分析される。新規で生成するより多少時間がかかる

指摘内容が表示される。［再生成］をクリックすると、再分析される

指摘された内容をふまえて修正した。最初の状態より良くなった

オプションを指定してメールを書き換える

　入力済みのメールを書き換えることもできます。自分で入力したメールを元に、トーンや長さを調整してもらえます。例えば、テンプレートの文章をコピペした後、Copilotで書き換えたうえで修正すれば、自分で入力した文章のように見えるのではないでしょうか。

メールを入力しておく。［Copilot］－［Copilotを使って下書き］の順にクリックする

入力済みのメールが自動的に入力される。［プロンプトを編集］をクリックして、トーンや長さを変更できる

Copilotで修正された状態。［保持する］をクリックすれば、メール画面に入力される