É importante que uma associação tenha um arquivo organizado
Motivos e importância para uma associação ter arquivo organizado
Ter um arquivo organizado é importante para todas e qualquer associação, por diversas razões, que elencamos:
Facilidade de acesso às informações: um arquivo organizado facilita a localização rápida e eficiente de documentos e informações importantes, melhorando assim a eficiência e produtividade dos membros da associação.
Segurança das informações: um arquivo organizado permite manter as informações seguras e protegidas de acesso não autorizado, evitando perdas, extravios ou danos aos documentos importantes da associação.
Cumprimento de obrigações legais e estatutárias: ter um arquivo organizado facilita o cumprimento das obrigações legais e estatutárias da associação, assim como a manutenção de registros contabilísticos, fiscais e administrativos.
Tomada de decisões estratégicas: ter um arquivo organizado permite aos gestores da associação aceder rapidamente às informações necessárias para tomar decisões estratégicas, com base em dados concretos e atualizados.
Preservação da história da associação: um arquivo organizado ajuda a preservar a história e a memória da associação, facilitando o acesso a documentos e informações relevantes sobre sua trajetória e evolução ao longo do tempo.
Em resumo, ter um pequeno arquivo organizado é fundamental para garantir a eficiência, segurança e transparência das operações de uma associação, contribuindo para o seu sucesso e sustentabilidade a longo prazo.
Sugestões para organizar o arquivo de uma associação
Apresentamos aqui algumas sugestões:
– Crie pastas e subpastas organizadas por temas, como administração, eventos, contabilidade, comunicação, etc.
– Utilize um sistema de numeração ou codificação para identificar cada documento e facilitar a busca.
– Mantenha uma lista de controlo ou índice com o conteúdo de cada pasta e subpasta.
– Digitalize todos os documentos para facilitar o acesso e a gestão online.
– Faça backups regulares para garantir a segurança dos arquivos.
– Estabeleça um cronograma de arquivamento e faça a eventual eliminação de cópias de documentos de que haja originais e de todos os que legalmente não sejam de preservação obrigatória. Nãos e esqueça de fazer um “auto de eliminação”: registo de todos os documentos que foram eliminados.
– Utilize caixas ou pastas de arquivo resistentes e identificadas com o nome da associação.
– Mantenha documentos importantes, como estatutos, regulamentos e contratos, em locais de fácil acesso e protegidos.
– Designe um responsável pela gestão do arquivo e pela organização dos documentos.
– Mantenha a organização do arquivo atualizada e, periodicamente, faça uma revisão da estrutura para garantir a sua eficiência.
Para ler: Dia Internacional dos Museus – 18 de Maio
Que tipos de documentos devem fazer parte do arquivo de uma associação
Apesar de poder haver outros tipos de documentos, estes são aqueles que impreterivelmente devem fazer parte do arquivo administrativo-financeiro de qualquer associação:
Estatutos e regulamentos: documentos que definem as regras e diretrizes da associação, como os objetivos, forma de organização, direitos e deveres dos associados, entre outros.
Atas das reuniões dos corpos sociais / dirigentes: registros das discussões e decisões tomadas nas reuniões de associados, direção, conselho fiscal e outros órgãos existentes.
Contratos e protolocos: documentos que estabelecem acordos e parcerias com outras entidades, empresas ou órgãos públicos.
Relatórios de atividades e contas: documentos financeiros que apresentam a receita e despesas da associação, bem como a aplicação dos recursos em projetos e atividades.
Registros de associados: lista atualizada dos membros da associação, com informações como nome, endereço, telefone, e-mail, data de admissão, entre outros.
Registros de receitas: documentos que comprovam as receitas e doações recebidas pela associação, sejam em dinheiro, bens materiais ou serviços.
Registros de projetos e atividades: documentos que descrevem as ações desenvolvidas pela associação, resultados obtidos e impacto das iniciativas no cumprimento dos objetivos estatutários.
Registros de correspondência: documentos que registram a correspondência interna e externa da associação, como e-mails, cartas, comunicados e outros meios de contato.
Registros de atividades: documentos que registram a realização de eventos promovidos pela associação, como seminários, palestras, workshops, festas e campanhas de mobilização.
Registros de voluntários e colaboradores: documentos que comprovam a participação de voluntários e colaboradores nas atividades da associação, como fichas de inscrição, relatórios de atividades, certificados de participação, entre outros.
O que é o arquivo histórico de uma associação?
O arquivo histórico de uma associação é um conjunto organizado de documentos e registros que documentam as atividades, eventos e decisões da organização ao longo do tempo. Estes documentos podem incluir atas de reuniões, relatórios, correspondências, registros financeiros, fotografias, vídeos, entre outros.
O arquivo histórico é importante para preservar a memória institucional da associação e ajudar a documentar sua trajetória e evolução ao longo dos anos.
Além disso, o arquivo histórico pode ser utilizado para pesquisa e consulta por membros atuais e futuros da associação, bem como para atender a demandas de prestação de contas e transparência.
Para além de documentos escritos, que outros documentos podem fazer parte do arquivo de uma associação?
Mesmo correndo o risco de haver ainda outro tipo de documentos que possam ou devam fazer parte do arquivo de uma associação, identificamos estes:
Fotografias: imagens que registraram eventos, atividades e momentos importantes da associação ao longo dos anos.
Vídeos e gravações de áudio: registros audiovisuais de assembleias, palestras, eventos e atividades da associação.
Cartazes e panfletos: material de divulgação de eventos, campanhas e projetos da associação.
Certificados e prémios: reconhecimentos recebidos pela associação por suas atividades e contribuições.
Registros de membros: lista de associados, atas de reuniões, fichas de inscrição e outros documentos relacionados aos membros da associação.
Memorandos e correspondência: comunicações internas e externas da associação, incluindo e-mails, cartas e comunicações formais.
Material promocional: brindes, souvenires e produtos de merchandising da associação.
Relatórios e estudos: análises, relatórios e estudos produzidos pela associação sobre temas relevantes ao seu campo de atuação.
Projetos e planos de trabalho: propostas, planos de ação e projetos desenvolvidos pela associação para o cumprimento de seus objetivos.
Materiais educativos: manuais, guias, cartilhas e outros materiais de educação e conscientização produzidos pela associação.
Quais os passos metodológicos que devem ser dados para a organização do arquivo de uma associação?
De uma forma sucinta, sugere-se os seguintes passos metodológicos:
Levantamento dos documentos: identificar todos os documentos da associação, desde estatutos, atas de reuniões, relatórios financeiros, correspondências, entre outros.
Definição de categorias: organizar os documentos em categorias específicas de acordo com a relevância e o tipo de informação contida em cada um, como por exemplo: administrativo, financeiro, jurídico, projetos, entre outros.
Definição da estrutura de arquivamento: estabelecer um sistema de arquivamento que facilite a localização e recuperação dos documentos, seja por ordem alfabética, cronológica, numérica ou por assunto.
Definição do local de armazenamento: escolher um local adequado para guardar os documentos, considerando fatores como a segurança, a proteção contra intempéries e a facilidade de acesso.
Indexação e catalogação dos documentos: atribuir etiquetas, códigos ou numerações aos documentos para facilitar a sua identificação e localização no arquivo.
Implementação de um software de gestão de documentos: utilizar um sistema de gestão eletrónica de documentos (GED) para digitalizar, organizar e controlar o fluxo de informações de forma mais eficiente.
Treino da equipe: capacitar os colaboradores responsáveis pelo arquivo para que saibam como organizar e manter os documentos atualizados de acordo com os procedimentos estabelecidos.
Revisão e atualização constante: rever periodicamente o arquivo, eliminando documentos antigos que possam ser excluídos do arquivo, e atualizando informações conforme seja necessário para manter a organização e a funcionalidade do sistema de arquivamento, no respeito pela legislação vigente sobre o assunto.
