Mit der Onexma Reisekostenabrechnung rechnen Sie Ihre Spesen bequem und schnell ab. So werden z.B. Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und alle Abz�ge automatisch berechnet sowie Belege automatisch per OCR ausgelesen.
Die Reisekostenabrechnung von onexma ist eine Onlinel�sung und ist auch auf Smartphones und Tablets bequem zu bedienen. Sie k�nnen damit sehr einfach und flexibel Reisekosten abrechnen und Reisekostenabrechnungen verwalten. Unsere stetig wachsende Nutzerzahl und die durchweg positiven R�ckmeldungen, die wir von den Nutzern unserer Reisekostenabrechnung erhalten, best�tigen unseren au�ergew�hnlichen Ansatz und die hohe Akzeptanz der Reisekostenabrechnung bei den Benutzern. Zur einfachen Weiterverarbeitung bietet onexma Schnittstellen z.B. zu DATEV Unternehmen Online / DATEVconnect online sowie lexoffice.
Onexma ist die online Spesenabrechnung und Reisekostenverwaltung mit automatischer Berechnung fast aller Werte wie Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Abzug f�r Sachbezug oder Mahlzeit, km-Berechnung mittels Maps sowie mehrstufigem, frei konfigurierbaren Genehmigungsprozess.
Automatische Belegerkennung mit OCR
Auch in der iPhone und Android App sind die Spesen erfassbar.
Vorteil: F�r jeden zu nutzen, ohne Installation und Einrichtung.
Verz�gerte Auswertungen aus der Buchhaltung oder vom Steuerberater geh�ren der Vergangenheit an.
Behalten Sie den �berblick �ber die Reisekosten, Urlaubsantr�ge oder Fehlzeiten.
Mit einem Klick wechseln Sie zwischen allen, pers�nlichen oder Gruppenzahlen.
Vorteil: �bersichtliche Grafiken zeigen Ihnen was anliegt oder wo Handlungsbedarf ist sofort auf Ihrem Bildschirm.
Mit dem Assistenten erfassen Sie Ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Schritten — nur die f�r Sie relevanten Masken und Felder werden angezeigt und m�ssen ausgef�llt werden.
Alle relevanten Pauschalen und ggf. Abz�ge werden nach der hinterlegten Firmenrichtlinie automatisch berechnet.
Automatische Belegerkennung mit OCR
Noch schneller geht's mit der Spesenabrechnungs-App f�r iPhone, iPad und Android.
Vorteil: Das schafft jeder in wenigen Minuten, auch von Unterwegs oder zuhause und entlastet so die Verwaltung.
Jede Reisekostenabrechnung ist �bersichtlich gegliedert, das erleichtert besonders unge�bten die Erfassung.
Sie sehen auf einen Blick:
F�r Ihre Reisekostenabrechnung k�nnen Sie die km-Angaben manuell erfassen oder diese automatisch mittels Google Maps berechnen lassen.
Noch schneller geht das, wenn Sie Ihre Orte bereits bei Ihren Stammdaten oder im Anlegen-Assistent eingegeben haben.
Selbstverst�ndlich wird die Fahrzeugart, die Anzahl der Mitfahrer und die R�ckfahrt (round-trip) ber�cksichtigt und gem�� Richtline der Reisekostenabrechnung berechnet.
Alles was Sie f�r die Abrechnung von Gesch�ftsreisen im Ausland ben�tigen, ist bereits hinterlegt:
Bereits bei der Erfassung k�nnen die Reisekosten den Kostenstellen, Kunden und Projekten zugeordnet werden, das erleichtert sp�ter die �bernahme in die Buchhaltung oder die Weiterberechnung.
Selbstverst�ndlich k�nnen Sie in den Einstellungen die Felder auch verbergen und deaktivieren.
Mit der entsprechenden Berechtigung k�nnen Sie zudem festlegen, welche Kostenstellen, Kunden und Projekte in der Reisekostenverwaltung verwendet werden d�rfen.
Oft werden Spesenabrechnung wegen R�ckfragen oder Korrekturen mehrfach per E-Mail verschickt, jeder wartet auf den anderen oder der Vorgesetzte ist au�er Haus.
Die Genehmigung der Reisekosten erfolgt direkt in der Reisekostenverwaltung per Mausklick — das war's.
Sie definieren die Genehmigungsstufen und die Berechtigungen, wir helfen Ihnen kostenfrei Ihre Prozesse einzurichten.
Kennen Sie das?
Die Reisekostenabrechnungen liegen wochenlang in irgendwelchen Ablagen, niemand wei�, wie der aktuelle Stand ist und die Daten werden mehrfach abgetippt.
Bei Onexma haben Sie alle Daten (optional auch alle Dokumente) in einem System und jeder sieht wie der aktuelle Status ist.
Das spart Zeit, vermeidet Unmut und reduziert Fehler.
Alle Daten k�nnen in unterschiedlichem Umfang als PDF, CSV, Excel und als HTML-Tabelle exportiert und gedruckt werden.
Vordefinierte Exportformate u.a. f�r DATEV, Lexware und SAP
Alle Formate und Listen lassen sich individuell anpassen, damit Sie die Daten bestm�glich weiterverarbeiten k�nnen.
Jeder Mitarbeiter erfasst seine Reisen und Reisekosten selbst im System, das verteilt die Arbeit und beschleunigt die Prozesse.
Jeder sieht sofort, was er noch abzurechnen hat, das Management braucht keine Zettelwirtschaft und das Controlling hat schnellere Zahlen f�r die Planung.
Worauf warten Sie?
Testen Sie jetzt kostenfrei!
Reisekosten automatisiert abrechnen
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Integrierter Workflow
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Kostenersparnis
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Qualit�tssteigerung
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Vereinfachung
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International
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Mit onexma verwalten Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Travel Management-Prozesse im Web und senken die Prozesskosten rund um die Gesch�ftsreise und die Genehmigung.
Onexma ist in vielen L�ndern verf�gbar, damit erzielen Sie bedeutende Einsparungen bei der Reisekostenabrechnung f�r Ihre Mitarbeiter und Niederlassungen im In- und Ausland.
Als durchg�ngiges Reisekostenmanagement organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Ausgaben bis zur Buchhaltung in einem System. Umfangreiche Schnittstellen erm�glichen die Anbindung an jedes Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem.
Onexma wurde besonders f�r den Gesch�ftsreisenden entwickelt, damit dieser einfach, gerne und zeitnah die Reisekosten einreicht und Sie die Abrechnungen schneller und leichter bearbeiten k�nnen.
Sie k�nnen mit Onexma nicht nur Ihre Reisekosten abrechnen, sondern auch Ihre Urlaubstage/Urlaubsantr�ge, Krankentage, Arbeitsmittel und Stundenzettel online verwalten.
Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Pr�fung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung f�r die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System k�nnen Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gew�nschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zus�tzliches Menu "Genehmigung".
Zus�tzlich zu den Bevollm�chtigten einer Genehmigungsstufe k�nnen bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger f�r die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Pr�fung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.
Grunds�tzliche Themen finden Sie auf der Startseite.
Grunds�tzlich wird der Mandant f�r Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login m�ssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.
Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.
Wenn Sie w�nschen, unterst�tzen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow f�r Sie abzubilden.
Mit Onexma erfassen Sie die Reisekosten ganz einfach schon unterwegs, egal ob auf dem Smartphone oder Tablet. Zus�tzlich haben Sie die bequeme und �bersichtliche Verwaltung im normalen Browser auf Windows, Apple Macintosh oder Linux.
Sie k�nnen die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps f�r iPhone, Android und iPad nutzen.
Firmenkunden k�nnen w�hrend der Testphase alle gew�nschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.
Sie k�nnen auch w�hrend der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zun�chst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein
Benutzer, die Abrechnungen genehmigen d�rfen, ben�tigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten d�rfen, ben�tigen mindestens Stufe 3.
Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zust�ndige Benutzer f�r die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung sind Details zur Abrechnung und ein Link enthalten. Sie k�nnen die Abrechnung aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzuf�gen) und genehmigen.
Je nach Anzahl der Prozessschritte (diese sind �nderbar unter Einstellungen -> Verwaltung oder in der Benutzergruppe) wird dann der zust�ndige Mitarbeiter f�r die n�chste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.
Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:
Alle Abrechnungen f�r die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Men� "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.
Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen m�chte oder R�ckfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:
Onexma unterst�tzt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.
Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen k�nnen. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen k�nnen oder d�rfen, Ihre pers�nliche Situation ma�geblich ist und �blicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.
Die Inhalte dieser Website, insbesondere steuerlicher Art wie Pauschalen und Umrechnungskurse, wurden mit gr��tm�glicher Sorgfalt recherchiert. Trotzdem �bernimmt Onexma keine Haftung f�r die Richtigkeit, Vollst�ndigkeit und Aktualit�t der dargestellten Informationen. Insbesondere sind die Informationen allgemeiner Art und stammen aus �ffentlich zug�nglichen Quellen und stellen somit keine Steuerberatung dar.
Sie k�nnen drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:
Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen f�r mehrere Abrechnungen ben�tigen, k�nnen Sie im Men� "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ k�nnen Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.
Welche Form f�r die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, h�ngt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe f�r Gesch�ftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.
Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Pr�fung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung f�r die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System k�nnen Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gew�nschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zus�tzliches Menu "Genehmigung".
Zus�tzlich zu den Bevollm�chtigten einer Genehmigungsstufe k�nnen bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger f�r die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Pr�fung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.
Grunds�tzliche Themen finden Sie auf der Startseite.
